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Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis: Pflicht und Umsetzung

Ja. Eine Arztpraxis mit Angestellten muss deren Arbeitszeit erfassen: Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags. Das gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 und betrifft MFA, angestellte Ärztinnen und Ärzte, Auszubildende und Minijobber. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz derzeit nicht vor. Papier, Tabelle oder Software sind zulässig, wenn die Aufzeichnung verlässlich ist.

Geschrieben von Marwan Saleh (Entwicklung), geprüft von Mustafa Saleh (Inhaber). Beide mit Werdegang auf der Über-uns-Seite. Stand: 3. Oktober 2026.

Keine Rechtsberatung: Dieser Text erklärt die Rechtslage nach bestem Wissen und ersetzt nicht die Beratung durch eine Anwältin oder einen Anwalt für Arbeitsrecht.

Gibt es eine Pflicht zur Zeiterfassung in der Arztpraxis?

Ja, und sie gilt schon heute. Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System verpflichten müssen, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen wird (C-55/18). Das Bundesarbeitsgericht hat daraus am 13. September 2022 abgeleitet, dass Arbeitgeber in Deutschland nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen (1 ABR 22/21). Ein neues Gesetz ist dafür nicht nötig. So steht es auch in den Fragen und Antworten des Bundesarbeitsministeriums.

Daneben gelten zwei ältere Pflichten weiter. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss jede Arbeitszeit aufgezeichnet werden, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht. Und für Minijobs verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer ausdrücklich.

Für wen in der Praxis gilt die Pflicht?

Erfasst werden müssen alle, die bei Ihnen angestellt sind. Arbeitnehmer im Sinne des Arbeitszeitgesetzes sind nach § 2 Abs. 2 ArbZG Arbeiter und Angestellte sowie die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten. Auf Teilzeit, Vollzeit oder die Höhe des Gehalts kommt es nicht an.

Wer in einer Arztpraxis erfasst werden muss
Person	Erfassen?	Hinweis
MFA in Voll- oder Teilzeit	Ja	Auch an Tagen mit nur wenigen Stunden.
Angestellte Ärztinnen und Ärzte	Ja	Auch in der Weiterbildung. Ausgenommen sind nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG nur leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG und Chefärzte. In einer Praxis ist das selten.
Auszubildende	Ja	Unter 18 Jahren gilt statt des ArbZG das Jugendarbeitsschutzgesetz (§ 18 Abs. 2 ArbZG).
Minijobber	Ja	Nach § 17 MiLoG spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag.
Angestellte Reinigungskraft	Ja	Oft ein Minijob. Kommt sie von einer Reinigungsfirma, erfasst deren Arbeitgeber.
Praxisinhaberin, Praxisinhaber	Nein	Wer die Praxis führt, ist Arbeitgeber und nicht Arbeitnehmer.

Was muss aufgezeichnet werden?

Das Bundesarbeitsgericht spricht von Beginn und Ende und damit der Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden. Das Bundesarbeitsministerium fasst es ebenso: mindestens Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin und jedes Arbeitnehmers. Weitere Inhalte schreibt derzeit kein Gesetz vor.

Die Pausen sind nicht ausdrücklich genannt. Arbeitszeit ist aber nach § 2 Abs. 1 ArbZG die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen. Die Dauer stimmt also nur, wenn die Pausen bekannt sind. Praktisch heißt das: Pausen mit aufschreiben. Nur so lässt sich auch zeigen, dass die Mindestpausen nach § 4 ArbZG eingehalten wurden.

Die Grenzen, die eine Aufzeichnung sichtbar machen soll
Regel	Inhalt	Grundlage
Pause	Mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden. Teilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten.	§ 4 ArbZG
Höchstarbeitszeit	8 Stunden am Werktag, bis 10 Stunden, wenn im Schnitt von 6 Monaten oder 24 Wochen 8 Stunden nicht überschritten werden.	§ 3 ArbZG
Ruhezeit	Mindestens 11 Stunden ohne Unterbrechung nach dem Ende der täglichen Arbeitszeit.	§ 5 Abs. 1 ArbZG
Jugendliche	Höchstens 8 Stunden am Tag und 40 Stunden in der Woche. Pause 30 Minuten bei mehr als 4,5 bis 6 Stunden, 60 Minuten bei mehr als 6 Stunden.	§§ 8, 11 JArbSchG
Schwangere und Stillende ab 18	Nicht mehr als 8,5 Stunden am Tag oder 90 Stunden in der Doppelwoche.	§ 4 Abs. 1 MuSchG

Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?

Nein, derzeit nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat ausdrücklich festgehalten, dass die Erfassung nicht ausnahmslos elektronisch erfolgen muss. Das Bundesarbeitsministerium nennt auch die handschriftliche Aufzeichnung zulässig. Ein sauber geführter Stundenzettel genügt also. Verlässlich ist er vor allem dann, wenn er zeitnah ausgefüllt wird und spätere Änderungen erkennbar bleiben.

Nach den Angaben des Bundesarbeitsministeriums will die Bundesregierung die Pflicht laut Koalitionsvertrag als elektronische Aufzeichnungspflicht ausgestalten. Eine gesetzliche Regelung zur Form der Aufzeichnung stand am 3. Oktober 2026 noch aus. Bis dahin gilt die Rechtslage aus dem Beschluss von 2022.

Darf die MFA ihre Zeiten selbst eintragen?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hält es für zulässig, die Aufzeichnung an die Beschäftigten zu delegieren. Das Bundesarbeitsministerium formuliert es so: Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung delegieren, bleibt aber für die Einhaltung der Vorgaben des Arbeitsschutzes verantwortlich.

Für die Praxis bedeutet das: Die MFA stempelt oder schreibt selbst. Die Praxisleitung sieht die Einträge regelmäßig durch, fragt bei Lücken nach und hält Korrekturen nachvollziehbar fest. Eine Korrektur, die den alten Wert einfach überschreibt, ist später nicht mehr von einer ursprünglichen Eintragung zu unterscheiden.

Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Mindestens zwei Jahre. So steht es in § 16 Abs. 2 ArbZG für die Nachweise über Arbeitszeit jenseits von acht Stunden am Werktag und in § 17 Abs. 1 MiLoG für Minijobs. Für die allgemeine Aufzeichnung nach dem Beschluss von 2022 nennt kein Gesetz eine eigene Frist. Am einfachsten ist es, alle Arbeitszeitnachweise einheitlich mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Was darf die Aufsichtsbehörde prüfen, und welche Bußgelder drohen?

Die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes überwacht die nach Landesrecht zuständige Aufsichtsbehörde (§ 17 Abs. 1 ArbZG). Sie kann Auskünfte verlangen und sich Arbeitszeitnachweise vorlegen oder einsenden lassen (§ 17 Abs. 4 ArbZG). Nach den Fragen und Antworten des Bundesarbeitsministeriums kann sie bei Verstößen Nachbesserungen verlangen und gegebenenfalls Bußgelder verhängen.

Höchstbeträge nach § 22 Abs. 2 ArbZG und § 25 Abs. 2 ArbSchG
Verstoß	Bußgeld bis	Grundlage
Beschäftigung über die Höchstarbeitszeit	30.000 €	§ 22 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG
Ruhepausen nicht gewährt	30.000 €	§ 22 Abs. 1 Nr. 2 ArbZG
Ruhezeit nicht gewährt	30.000 €	§ 22 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG
Aufzeichnung nach § 16 Abs. 2 nicht, nicht richtig oder nicht lange genug geführt	30.000 €	§ 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG
Auskunft oder Unterlagen gegenüber der Behörde verweigert	30.000 €	§ 22 Abs. 1 Nr. 10 ArbZG
Gesetz nicht ausgehängt oder zugänglich gemacht	5.000 €	§ 22 Abs. 1 Nr. 8 ArbZG
Vollziehbare Anordnung der Arbeitsschutzbehörde nicht befolgt	30.000 €	§ 25 Abs. 1 Nr. 2 a ArbSchG

Wichtig ist die letzte Zeile. Die allgemeine Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ist für sich genommen nicht mit einem Bußgeld belegt. Ein Bußgeld droht dort erst, wenn die Behörde eine Anordnung erlassen hat und die Praxis sie nicht befolgt. Die Aufzeichnung der Mehrarbeit nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist dagegen unmittelbar bußgeldbewehrt.

Typische Situationen in der Arztpraxis

Mittagsschließung

Viele Praxen schließen mittags zwei Stunden oder länger. Ist diese Zeit im Voraus festgelegt und frei von Arbeit, ist sie eine Ruhepause. § 4 ArbZG setzt nur eine Mindestdauer, keine Höchstdauer. Wer in der Schließzeit Telefon, Labor oder Post übernimmt, arbeitet aber. Diese Zeit gehört in die Aufzeichnung.

Lange Tage zum Quartalsende

In den Wochen der Quartalsabrechnung werden die Tage oft länger. Über acht Stunden am Werktag ist zulässig, höchstens aber zehn, und nur, wenn der Durchschnitt von acht Stunden über sechs Monate oder 24 Wochen gehalten wird (§ 3 ArbZG). Jede Stunde über acht muss nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufgezeichnet werden. Wer abends um 20 Uhr geht, darf am nächsten Morgen nicht vor 7 Uhr anfangen (§ 5 ArbZG).

Impfaktionen am Samstag

Der Samstag ist ein Werktag wie die anderen. Er wird genauso erfasst, und es gelten dieselben Grenzen für Tagesarbeitszeit, Pause und Ruhezeit. Achten Sie bei solchen Sonderschichten besonders auf Auszubildende unter 18 Jahren (höchstens 40 Stunden in der Woche nach § 8 JArbSchG) und auf schwangere und stillende Mitarbeiterinnen ab 18 Jahren (höchstens 8,5 Stunden am Tag nach § 4 MuSchG).

Wie Pausen, Überstunden und der Monatsabschluss im Alltag des MFA-Teams laufen, steht im Ratgeber Zeiterfassung für MFA.

Arbeitszeiterfassung in fünf Schritten umsetzen

1Alle Beschäftigten auflisten. Mit Wochenstunden, auch Minijob, Reinigung und Auszubildende. Vermerken Sie, wer unter 18 ist und wer schwanger ist, denn dort gelten engere Grenzen.
2Form und Zuständigkeit festlegen. Papier, Tabelle oder Zeiterfassungssystem. Legen Sie fest, wer einträgt (in der Regel jede Person selbst) und bis wann: am besten am selben Tag, bei Minijobs spätestens nach sieben Kalendertagen.
3Pausen im Voraus regeln. § 4 ArbZG verlangt im Voraus feststehende Ruhepausen. Schreiben Sie auf, wann Pause ist und ob die Mittagsschließung als Pause gilt, und sagen Sie es dem Team.
4Wöchentlich kurz prüfen. Fehlende Einträge, zu kurze Pausen, Tage über zehn Stunden, Ruhezeit unter elf Stunden. Korrekturen mit Grund festhalten, den alten Wert nicht überschreiben.
5Monat abschließen und aufbewahren. Stundennachweise an die Lohnbuchhaltung geben und mindestens zwei Jahre aufbewahren.

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Wie deckt gotakt Zeit diese Punkte ab?

gotakt Zeit ist die Zeiterfassung, die wir selbst entwickeln. Sie läuft in einer Arztpraxis in Hannover im Alltag. Die Tabelle zeigt, was das System zu jedem Punkt oben tut, und auch, was es nicht tut.

Die Punkte dieses Ratgebers und was gotakt Zeit dazu tut
Punkt	gotakt Zeit
Beginn, Ende, Dauer	Stempeln am Tablet: Name antippen, vierstellige PIN, dann Kommen, Pause, Arbeit fortsetzen oder Gehen. Die Dauer rechnet das System aus Kommen, Gehen und den gestempelten Pausen.
Pausen nach § 4 ArbZG	Die Pausenregeln sind fest hinterlegt. Ist eine Pause zu kurz, steht bei der Praxisleitung ein Hinweis. Eine Pause, die niemand gestempelt hat, zieht das System nicht von selbst ab.
Höchstarbeitszeit und Ruhezeit	Hinweis bei mehr als 10 Stunden Arbeitszeit am Tag und bei weniger als 11 Stunden zwischen zwei Schichten.
Delegation und Kontrolle	Jede Person stempelt selbst. Die Leitung sieht unter „Zu prüfen“ unter anderem vergessenes Ausstempeln und zu kurze Pausen.
Korrekturen nachvollziehbar	Korrekturen nur mit Grund. Das Protokoll hält alten und neuen Wert fest und lässt sich nicht nachträglich ändern. Eine falsche Schicht wird storniert, nicht gelöscht.
Aufbewahrung zwei Jahre	Stundenzettel als PDF mit Unterschriftszeilen, Tabelle als CSV, Datenexport als JSON. Gelöscht wird nichts automatisch.
Jugendliche und Schwangere	Nicht abgedeckt. Das System prüft die Regeln des Arbeitszeitgesetzes, nicht die engeren Grenzen aus JArbSchG und MuSchG. Die behalten Sie selbst im Blick.

Mehr zum Ablauf in der Praxis steht auf der Seite Zeiterfassung für Arztpraxen, die Funktionen im Überblick unter Zeiterfassung und die Tarife unter Preise. Ausprobieren können Sie alles ohne Anmeldung in der Demo.

Sie müssen keine Software kaufen, um die Pflicht zu erfüllen. Ein Stundenzettel, der am selben Tag ausgefüllt und regelmäßig geprüft wird, reicht derzeit aus. Software lohnt sich, wenn das Nachrechnen am Monatsende Zeit kostet.

Häufige Fragen

Gilt die Pflicht auch für eine Praxis mit zwei MFA?

Ja. Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts kennt keine Mindestgröße. Die Pflicht gilt für jede Arbeitgeberin und jeden Arbeitgeber, also auch für eine Einzelpraxis mit nur einer Angestellten.

Reicht der Dienstplan als Nachweis?

Nein. Der Dienstplan zeigt, wann jemand arbeiten soll. Erfasst werden muss die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Bleibt eine MFA länger oder geht sie früher, muss das in der Aufzeichnung stehen.

Ist Vertrauensarbeitszeit für angestellte Ärztinnen und Ärzte noch möglich?

Ja. Das Bundesarbeitsministerium schreibt dazu, eine Dokumentation der Arbeitszeit stehe einer solchen Vereinbarung nicht im Wege. Vertrauensarbeitszeit regelt, wann gearbeitet wird. Die Aufzeichnung hält fest, wie lange.

Wer haftet, wenn eine MFA ihre Zeiten falsch einträgt?

Die Aufzeichnung dürfen Sie an Ihre Beschäftigten übertragen. Verantwortlich für die Einhaltung des Arbeitsschutzes bleiben Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber. Deshalb gehört eine regelmäßige Kontrolle der Einträge dazu.

Quellen

Stand: 3. Oktober 2026. Alle Gesetzestexte in der am 3. Oktober 2026 abrufbaren Fassung. Keine Rechtsberatung.