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Ratgeber · Praxisalltag

Zeiterfassung für MFA: Pausen, Überstunden und Monatsabschluss

MFA erfassen Beginn, Pausen und Ende ihrer Arbeit selbst, am besten am selben Tag. Die Pause ist Pflicht: 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeit, 45 Minuten bei mehr als neun (§ 4 ArbZG). Überstunden ergeben sich aus dem Vergleich mit den vereinbarten Stunden. Vergessene Stempel trägt die Praxisleitung nach, mit Grund und so, dass der alte Stand sichtbar bleibt.

Geschrieben von Marwan Saleh (Entwicklung), geprüft von Mustafa Saleh (Inhaber). Beide mit Werdegang auf der Über-uns-Seite. Stand: 3. Oktober 2026.

Die Abläufe beschreiben unser Produkt gotakt Zeit. Rechtliche Angaben nach bestem Wissen, keine Rechtsberatung.

Wie werden Pausen gezählt?

Arbeitszeit ist nach § 2 Abs. 1 ArbZG die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen. Nach § 4 ArbZG muss die Arbeit bei mehr als sechs bis neun Stunden durch mindestens 30 Minuten Pause unterbrochen werden, bei mehr als neun Stunden durch 45 Minuten. Die Pause darf in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden. Länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten.

In gotakt Zeit tippt die MFA am Tablet auf „Pause“ und danach auf „Arbeit fortsetzen“. Mehrere Pausen am Tag werden zusammengezählt. Die Arbeitszeit ist die Zeit von Kommen bis Gehen minus alle gestempelten Pausen.

Ein erfundener Arbeitstag, so wie gotakt Zeit ihn rechnet
StempelUhrzeitErgebnis
Kommen7:45
Pause12:30
Arbeit fortsetzen13:3060 Minuten Pause
Gehen16:307:45 Stunden Arbeitszeit

Mittagsschließung als Pause stempeln, nicht als Gehen

Schließt die Praxis mittags, stempeln Sie diese Zeit als Pause. Wer stattdessen geht und am Nachmittag wieder kommt, hat zwei Schichten am selben Tag. gotakt Zeit meldet dann bei der zweiten Schicht eine unterschrittene Ruhezeit, weil zwischen den beiden keine elf Stunden liegen (§ 5 ArbZG).

Was passiert, wenn die Pause nicht gestempelt wurde?

gotakt Zeit zieht keine Pause von selbst ab. Wurde keine gestempelt, zählt die ganze Zeit als Arbeitszeit. Ist sie länger als sechs Stunden, erscheint bei der Praxisleitung der Hinweis „Pause zu kurz“, in der Liste der Zeiten und unter „Zu prüfen“. Die MFA selbst bekommt keinen Hinweis.

Dann gibt es zwei Fälle:

  • Die Pause wurde gemacht, nur nicht gestempelt. Die Praxisleitung trägt sie unter „Pausen korrigieren“ nach, mit Beginn, Ende und Grund. Die ursprünglichen Stempel bleiben im Protokoll erhalten.
  • Die Pause wurde wirklich nicht gemacht. Dann ist die Aufzeichnung richtig, und der Tag war es nicht. Korrigieren Sie in diesem Fall nichts, sondern sorgen Sie dafür, dass es nicht wieder vorkommt.

Was passiert, wenn das Ausstempeln vergessen wurde?

Die Schicht bleibt offen. gotakt Zeit erfindet kein Ende, auch nicht um Mitternacht. Am nächsten Morgen zeigt das Tablet nach der PIN:

„Seit Donnerstag, 17.09. noch nicht ausgestempelt. Heute anfangen? Dann ‚Kommen‘. Der alte Tag bleibt offen, die Praxisleitung trägt ihn nach. Nachtschicht beenden? Dann ‚Gehen‘.“

Die MFA stempelt ganz normal „Kommen“, der neue Tag beginnt. Die Praxisleitung sieht unter „Zu prüfen“ den Punkt „Gehen fehlt“. Bis sie das Ende einträgt, zählt die offene Schicht mit null Stunden. Sie fehlt also im Zeitkonto und im Export, bis sie korrigiert ist. Ist jemand seit über 16 Stunden eingestempelt, steht auch das unter „Zu prüfen“.

Wer sieht Korrekturen?

Korrigieren kann nur die Praxisleitung, und nur mit einem Grund. Das Protokoll hält fest, wann korrigiert wurde, bei wem, den alten und den neuen Wert und den Grund. Die Einträge lassen sich danach nicht ändern oder löschen. Eine falsche Schicht wird storniert und nicht gelöscht. Sie bleibt mit dem Grund sichtbar und zählt nicht mehr.

Die MFA sieht auf dem Handy die korrigierten Zeiten. Eine eigene Kennzeichnung für Korrekturen zeigt das Handy nicht, nur für nachgetragene Schichten und Stempel ohne PIN-Prüfung. Sagen Sie Ihrer Mitarbeiterin deshalb Bescheid, wenn Sie etwas an ihren Zeiten ändern.

Wie werden Überstunden angezeigt?

gotakt Zeit vergleicht die gearbeiteten Stunden mit einem Soll. Das Soll pro Tag sind die Wochenstunden geteilt durch fünf, gerechnet für Montag bis Freitag. Feiertage in Niedersachsen, Urlaubs- und Krankheitstage und Tage vor dem Eintritt zählen nicht mit. Die Differenz heißt Zeitkonto. Auf dem Handy steht sie als „Zeitkonto bis gestern“ und „Zeitkonto des Monats“.

Feste Arbeitstage pro Person lassen sich derzeit nicht hinterlegen. Arbeitet eine Teilzeitkraft nur an drei Tagen, verteilt das System ihr Soll trotzdem auf fünf. Feiertage und Urlaubstage werden dann mit einem Fünftel der Wochenstunden angerechnet, auch wenn sie an diesem Wochentag sonst frei hätte. Prüfen Sie das Zeitkonto solcher Teilzeitmodelle am Monatsende kurz von Hand.

Gilt in Ihrer Praxis der Manteltarifvertrag für MFA, beträgt die regelmäßige Arbeitszeit ohne Pausen durchschnittlich 38,5 Stunden in der Woche (§ 6 Abs. 1). Überstunden sind dort die Stunden darüber, soweit innerhalb von vier, längstens zwölf Wochen kein Freizeitausgleich gewährt wird (§ 7 Abs. 1). Zuschläge berechnet gotakt Zeit nicht.

Wie werden Urlaub, Krankheit und Feiertage erfasst?

  • Urlaub beantragt die MFA auf dem Handy. Genehmigt die Praxisleitung, legt das System die Abwesenheit selbst an. Resturlaub und Anspruch stehen auf dem Handy und bei der Leitung.
  • Krank, Kind krank, Sonderurlaub und unbezahlten Urlaub trägt die Praxisleitung ein.
  • Urlaub zählt in Arbeitstagen ohne Wochenende und Feiertage, Krankheit in Kalendertagen.
  • Die gesetzlichen Feiertage in Niedersachsen sind hinterlegt. Andere Bundesländer richten wir auf Anfrage ein.

Was sieht die MFA selbst?

Auf dem Handy öffnet die MFA gotakt Zeit als Web-App im Browser. Sie meldet sich mit ihrer Personalnummer und derselben PIN wie am Tablet an. Es gibt drei Bereiche: Übersicht, Zeiten und Urlaub. Sie sieht ihre eigenen Schichten, ihr Zeitkonto, ihren Urlaub und ihre Anträge. Die Zeiten anderer sieht sie nicht. Stempeln und Zeiten ändern kann sie auf dem Handy nicht.

Wie sieht der Monatsabschluss aus?

  1. 1„Zu prüfen“ abarbeiten: fehlendes Gehen nachtragen, vergessene Pausen klären, offene Urlaubsanträge entscheiden.
  2. 2Stempel, die das Tablet ohne Netz angenommen hat, bestätigen. Sie bleiben gekennzeichnet, dazu steht „von der Leitung bestätigt“.
  3. 3Unter Zeiten den Monat wählen und die Hinweise durchsehen.
  4. 4Exportieren: Stundenzettel als PDF je Person mit Unterschriftszeilen, die Tabelle als CSV oder die Datei für DATEV Lodas (Beta).
  5. 5Stundenzettel unterschreiben lassen und mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Wie die DATEV-Datei aufgebaut ist, steht Spalte für Spalte im Ratgeber Zeiterfassung und DATEV Lodas. Was das Gesetz verlangt, steht im Ratgeber Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis. Die Abläufe können Sie ohne Anmeldung in der Demo ansehen, die Funktionen stehen unter Zeiterfassung, die Tarife unter Preise.

Häufige Fragen

Zählt eine Pause von zehn Minuten?

Nach § 4 ArbZG zählen als Ruhepause nur Abschnitte von mindestens 15 Minuten. gotakt Zeit zählt jede gestempelte Pause mit, auch kürzere. Ob eine kurze Unterbrechung als Ruhepause gilt, prüft das System nicht.

Kann ich als MFA meine Zeiten selbst ändern?

Nein. Auf dem Handy sehen Sie Ihre Zeiten, ändern kann sie nur die Praxisleitung. Jede Korrektur braucht einen Grund und steht im Protokoll.

Kann ich mit dem Handy einstempeln?

Mit der Web-App auf dem Handy nicht. Dort sehen Sie Ihre Zeiten, Ihr Zeitkonto und Ihren Urlaub. Gestempelt wird am Tablet in der Praxis.

Gilt der Manteltarifvertrag für MFA automatisch?

Nur, wenn beide Seiten Mitglied der Tarifparteien sind, der Arbeitsvertrag auf ihn verweist oder er in der Praxis üblich angewendet wird (§ 2 MTV). Sonst gilt, was im Arbeitsvertrag steht.

Quellen

Stand: 3. Oktober 2026. Keine Rechtsberatung.

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