Leistungsnachweis in der Gebäudereinigung: was hineingehört
Ein Leistungsnachweis belegt dem Auftraggeber, welche Leistung an welchem Objekt an welchem Tag erbracht wurde. Hinein gehören Objekt, Datum, die erledigten Punkte aus dem Leistungsverzeichnis, die nicht erledigten mit Grund, Fotos als Beleg und eine eindeutige Nummer. Die Arbeitszeiten Ihrer Beschäftigten gehören nicht hinein, solange nicht nach Stunden abgerechnet wird.
Geschrieben von Marwan Saleh (Entwicklung), mit Werdegang auf der Über-uns-Seite. Stand: 5. Oktober 2026.
Wo es um Abläufe geht, beschreiben wir unser Objektportal, das seit August 2026 bei einer Reinigungsfirma in der Region Hannover läuft. Was genau im Nachweis stehen muss, regelt Ihr Vertrag, nicht dieser Text.
Was gehört in einen Leistungsnachweis?
Ein Gesetz, das Form und Inhalt vorschreibt, gibt es für den Leistungsnachweis in der Reinigung nicht. Maßgeblich sind der Reinigungsvertrag und das Leistungsverzeichnis. Bewährt haben sich diese Angaben:
- Kunde und Objekt mit Adresse, damit klar ist, wofür der Nachweis gilt.
- Leistungsdatum und die Leistung, etwa Unterhaltsreinigung oder Grundreinigung.
- Die erledigten Punkte, so wie sie im Leistungsverzeichnis stehen. Ein „alles gemacht“ hilft bei einer Reklamation nicht weiter.
- Die nicht erledigten Punkte mit Grund. Das schützt Sie, wenn später gefragt wird.
- Fotos vorher und nachher, wo der Zustand sichtbar ist.
- Eine eindeutige, fortlaufende Nummer und das Erstellungsdatum.
Warum die Arbeitszeiten draußen bleiben
Der Auftraggeber zahlt für eine Leistung, nicht für Stunden. Wann und wie lange Ihre Leute im Objekt waren, sind personenbezogene Daten Ihrer Beschäftigten. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) gehören sie nur dorthin, wo sie für den Zweck nötig sind. Für den Nachweis einer Leistung sind sie das in der Regel nicht.
Anders ist es, wenn nach Stunden abgerechnet wird. Dann braucht der Auftraggeber die Stunden, und das ist ein eigener Nachweis mit eigener Grundlage im Vertrag.
Die Aufzeichnung der Arbeitszeit selbst ist trotzdem Pflicht, nur eben für Sie und nicht für den Auftraggeber. Was § 17 MiLoG dazu verlangt, steht im Ratgeber Arbeitszeit aufzeichnen in der Gebäudereinigung.
Nicht erledigt ist auch ein Ergebnis
Ein verschlossener Raum, ein Bereich, der wegen Bauarbeiten gesperrt war: Wer das nicht festhält, hat bei der nächsten Reklamation nur das Wort seiner Leute. Im Objektportal wird deshalb jeder Punkt der Checkliste am Objekt entweder als erledigt abgehakt oder als entfallen markiert, und für „entfallen“ verlangt das System einen Grund. Solange ein Punkt offen ist, lässt sich der Einsatz nicht abschließen.
| Checkliste | Aussage auf dem Nachweis |
|---|---|
| Alle Punkte erledigt | vollständig durchgeführt |
| Erledigte und entfallene Punkte | mit Abweichungen, die entfallenen Punkte mit Grund |
| Alle Punkte entfallen | nicht durchgeführt |
Fotos als Beleg
Ein Vorher-nachher-Paar beantwortet eine Reklamation schneller als jede Beschreibung. Zwei Dinge sollten Sie dabei beachten: Auf den Fotos sollten keine Personen zu sehen sein, und Sie sollten festlegen, wie lange Sie die Bilder aufbewahren. Das gehört in Ihre Datenschutzerklärung.
Im Objektportal nimmt das Team die Fotos während des Einsatzes auf. Sie werden verkleinert, und dabei fallen Standortdaten und andere Metadaten aus der Datei weg. Ist der Nachweis ausgestellt, lassen sich die Fotos nicht mehr austauschen oder löschen. Eine eigene Aufnahmezeit je Foto speichert das Portal nicht.
Nummer und Änderungen
Eine fortlaufende Nummer macht einen Nachweis eindeutig und zeigt, wenn einer fehlt. Im Objektportal vergibt der Server die Nummer beim Abschluss, im Format LN-2026-00042: Jahr und eine fünfstellige Zahl, die je Jahr weiterzählt. Abschließen darf nur das Büro.
Danach ist der Nachweis eingefroren. Ist etwas falsch, zieht das Büro ihn mit einem Grund zurück. Der alte Nachweis bleibt unverändert erhalten und ist als zurückgezogen gekennzeichnet. Der Ersatz bekommt eine neue Nummer und den Vermerk „Ersetzt Nachweis …“. Eine Nummer wird nie zweimal vergeben.
Was auf dem Nachweis des Objektportals steht und was nicht
Drauf: Firma mit Logo, Nummer, Kunde mit Ansprechpartner, Objekt mit Adresse, Leistungsdatum, Leistung, die Gesamtaussage, erledigte und entfallene Punkte, ein Hinweis an den Kunden und die Fotopaare. Nicht drauf: Uhrzeiten, Arbeitszeiten, Namen der Beschäftigten und eine Unterschrift.
Häufige Fragen
Muss ein Leistungsnachweis unterschrieben werden?
Nur, wenn Ihr Vertrag mit dem Auftraggeber das verlangt, etwa als Abnahme. Der Nachweis aus unserem Objektportal trägt keine Unterschrift. Er belegt die Leistung über Checkliste, Fotos und eine fortlaufende Nummer.
Darf der Auftraggeber sehen, wie lange meine Leute gearbeitet haben?
Wird nach Leistung abgerechnet, braucht er die Arbeitszeiten nicht. Dann gehören sie auch nicht in den Nachweis, denn es sind personenbezogene Daten Ihrer Beschäftigten. Im Objektportal bekommt der Zugang des Auftraggebers keine Zeiten geliefert.
Was gehört in den Nachweis, wenn ein Punkt nicht erledigt werden konnte?
Der Punkt mit dem Grund, zum Beispiel „Raum verschlossen“. Im Objektportal ist jeder Punkt entweder erledigt oder entfallen, und für „entfallen“ ist ein Grund Pflicht. Der Nachweis zeigt dann „mit Abweichungen“ statt „vollständig“.
Kann ein Leistungsnachweis nachträglich geändert werden?
Im Objektportal nicht. Ein ausgestellter Nachweis ist eingefroren. Ist er falsch, zieht das Büro ihn mit Grund zurück. Er bleibt als „zurückgezogen“ sichtbar, der Ersatz bekommt eine neue Nummer mit dem Vermerk, welchen Nachweis er ersetzt.
Quellen
- Datenschutz-Grundverordnung, Art. 5 Abs. 1 lit. c (Datenminimierung). abgerufen am 05.10.2026
Stand: 5. Oktober 2026. Keine Rechtsberatung.